Phương pháp xây dựng kế hoạch làm việc nhóm hiệu quả không tưởng



Trong học tập hay công việc, làm việc theo nhóm luôn là phương pháp được ưu tiên sử dụng nhiều khi có những công việc hay nhiệm vụ lớn, cần nhiều sức người và chất xám. Tuy nhiên không phải lúc nào bạn cũng có thể được làm nhóm với những người mà mình đã từng làm chung hoặc đã hiểu cách làm việc của nhau. Vì vậy, việc xây xây dựng được một bản kế hoạch làm việc nhóm tốt sẽ giúp cho nhóm của bạn dù có bất kì thành viên nào cũng có thể hoạt động hiệu quả

Xác định rõ mục tiêu hoạt động
Trước khi bắt đầu lập kế hoạch làm việc nhóm, việc xác định rõ ràng mục tiêu hoạt động của nhóm là rất quan trọng. Một nhóm người lập ra để làm việc chung phải cùng nhắm đến một mục tiêu chung nào đó. Không thể để nhóm hoạt động mà không biết mình hoạt động vì điều gì được.

Xác định được mục tiêu hoạt động của nhóm cũng giúp cho việc xây dựng kế hoạch làm việc nhóm được dễ dàng và định hình những công việc phải thực hiện rõ ràng hơn. Để xác định được mục tiêu hoạt động thì nhóm phải trả lời được 5W + 1H, đó là:

Kế hoạch dùng để làm gì (What)

Kế hoạch xuất phát từ đâu (Where)

Khi nào thì bắt đầu tiến hành kế hoạch (When)

Ai sẽ phụ trách việc gì (Who)

Kế hoạch sẽ được thực hiện như thế nào (How)

Sau khi đã trả lời được tất cả các câu hỏi trên thì cũng có nghĩa là nhóm đã xây dựng được bộ khung của bản kế hoạch làm việc nhóm và có thể tiến hành thực hiện các bước xây dựng tiếp theo.

Xây dựng nội dung chi tiết cần thực hiện
Sau khi đã xác định được mục tiêu chung của nhóm, bước tiếp theo chính là xây dựng chi tiết nội dung cần phải thực hiện khi làm việc nhóm. Ở bước này, việc đóng góp ý kiến của tất cả các thành viên trong nhóm là vô cùng quan trọng bởi càng nhiều bộ não cùng xây dựng thì nội dung sẽ càng chi tiết và đầy đủ, không bỏ sót bất kì công việc nào.

Sau khi đã liệt kê những công việc cần phải làm thì việc sắp xếp lại trình tự rất quan trọng. Tất cả thành viên sẽ phải cùng nhau thống nhất xem công việc nào là quan trọng và phải ưu tiên đầu tiên. Việc xác định những nội dung cần ưu tiên dựa vào những yêu cầu và khả năng thực thi của nội dung đó.

Đi kèm với mỗi nội dung công việc, nhóm cần phải đặt ra những yêu cầu cụ thể để dựa vào đó đánh giá được hiệu quả hoạt động của nhóm. Đây thường là giai đoạn mất nhiều thời gian nhất trong quá trình lập kế hoạch làm việc nhóm những lại là bước làm quyết định đến thành quả cuối cùng có tốt như mong đợi hay không.

Phân công công việc cụ thể
Trước khi phân công công việc cụ thể, các thành viên nhóm phải xác định được vị trí, vai trò của mình ở trong nhóm. Ví dụ như ai sẽ là nhóm trưởng chịu trách nhiệm toàn bộ cho kế hoạch làm việc nhóm lần này, ai sẽ là người giám sát hiệu quả công việc, ai là thư ký ghi chép lại, ai là người giữ liên lạc với tất cả các thành viên khác của nhóm để thông báo công việc hay nhiệm vụ bất ngờ,…

Sau khi đã xác định được những vị trí quan trọng trong nhóm, nhóm trưởng sẽ là người chịu trách nhiệm phân công công việc cho từng thành viên cụ thể dựa trên cảm nhận của bản thân và sự tư vấn của tất cả các thành viên còn lại. Các thành viên cũng có thể phản ánh lại những phân công của trưởng nhóm đã phù hợp với khả năng của mình hay chưa, hoặc công việc nào mình có thể làm tốt hơn người khác thì có thể trao đổi cho nhau,…Sau đó, nhóm cần lập một bảng quy tắc hoạt động chung bao gồm trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm với kế hoạch làm việc nhóm đã được đặt ra và hình thức thưởng phạt (nếu có) cho bất kì thành viên nào khi hoạt động nhóm.

Xây dựng kế hoạch làm việc nhóm chi tiết
Kế hoạch làm việc nhóm chi tiết sẽ bao gồm những công việc cần thực hiện, thời gian hoàn thành và ghi chú thêm nếu có. Kế hoạch làm việc nhóm chi tiết là sự tổng hợp lại tất cả những nội dung trên, kèm theo đó là thời gian hoàn thành cụ thể để mỗi thành viên có thể biết thời hạn của mình và người trưởng nhóm tiện theo dõi và đánh giá toàn bộ quá trình hoạt động của nhóm.
………………………………………………

Canavi: Tìm việc ngay – đi làm luôn

Chi tiết truy cập tại:
Tìm việc làm, tạo CV miễn phí tại:
Đăng ký kênh Youtube tại:
Link tải App Android:
Link tải App iOS:
Đăng tin tuyển dụng miễn phí tại:

Nguồn: https://sangohanoi.org

Xem thêm bài viết khác: https://sangohanoi.org/xay-dung/